Σύνδεση με το PMS του ξενοδοχείου

Το πρόσθετο Σύνδεση PMS ξενοδοχείου κοστίζει 12 € τον μήνα χωρίς ΦΠΑ και χρειάζεται το πρόσθετο Παραλία & ξενοδοχείο (6 €). Περιλαμβάνεται στο πακέτο Όλα μέσα. Το ανοίγετε στη Συνδρομή → Πρόσθετα (δείτε Συνδρομή και πληρωμή).

Τι προσθέτει στη χρέωση στο δωμάτιο:

• Η χρέωση πάει σε συγκεκριμένο επισκέπτη (διαμονή), όχι μόνο σε αριθμό δωματίου.
• Το ταμείο ελέγχει ότι ο επισκέπτης μένει, ότι επιτρέπονται χρεώσεις και το όριο χρεώσεών του.
• Οι χρεώσεις πηγαίνουν στο PMS: μόνες τους (Hoteliga), μέσω του Hotel API, ή με εξαγωγή για τη ρεσεψιόν.
• Ορίζετε ποιος κόβει το παραστατικό για το myDATA: το ταμείο ή το ξενοδοχείο.

Ρύθμιση σε 5 βήματα

1. Φτιάξτε τα δωμάτια: Χώρος & συσκευές → Τραπέζια & θέσεις, τύπος Δωμάτιο.
2. Σε κάθε δωμάτιο γράψτε τον Κωδικό δωματίου στο PMS, αν το PMS το γράφει αλλιώς (π.χ. «101» αντί για «Δωμάτιο 101»).
3. Ξενοδοχείο → Ξενοδοχείο & PMS: διαλέξτε Σύνδεση με PMS (δείτε παρακάτω).
4. Ορίστε το Παραστατικό (myDATA) μαζί με τον λογιστή σας και πατήστε Αποθήκευση.
5. Βάλτε τους επισκέπτες που μένουν στο Διαμένοντες: έρχονται μόνοι τους από το PMS, ή με CSV ή με το χέρι. Δείτε Διαμένοντες επισκέπτες.

Τη σελίδα Ξενοδοχείο & PMS την ανοίγουν ο ιδιοκτήτης και ο υπεύθυνος.

Οι τρεις επιλογές σύνδεσης

• Χωρίς σύνδεση (εξαγωγή για τη ρεσεψιόν): οι χρεώσεις μένουν στο Χρεώσεις δωματίων. Η ρεσεψιόν τις βγάζει σε CSV ή εκτύπωση ανά ημέρα, δωμάτιο ή επισκέπτη και τις περνά στο PMS. Δουλεύει με κάθε PMS.
• Hotel API (το PMS τις παίρνει μόνο του): το PMS διαβάζει διαμένοντες και χρεώσεις με ένα κλειδί API και επιβεβαιώνει όσες πέρασε. Μέχρι τότε οι χρεώσεις δείχνουν Σε αναμονή. Τη σύνδεση τη φτιάχνει ο πάροχος του PMS σας: δείτε Hotel API για παρόχους PMS.
• Σύνδεση Hoteliga: κάθε χρέωση μπαίνει μόνη της στην κράτηση του επισκέπτη στο Hoteliga (Epsilon Net), και οι διαμένοντες έρχονται από εκεί. Δείτε Σύνδεση με Hoteliga.

Με Hoteliga εμφανίζεται και το Αποστολή κάθε χρέωσης αμέσως (ανοιχτό από την αρχή). Αν το κλείσετε, στέλνετε εσείς κάθε χρέωση με Αποστολή στο PMS στο Χρεώσεις δωματίων.

Έτοιμη σύνδεση υπάρχει σήμερα μόνο με το Hoteliga. Κάθε άλλο PMS δουλεύει με την εξαγωγή, ή με το Hotel API αν το συνδέσει ο πάροχός του.

Παραστατικό (myDATA): ποιος κόβει την απόδειξη

Ο διακόπτης Το παραστατικό το εκδίδει το ξενοδοχείο:

• Κλειστό (προτείνεται): το IKAROS POS κόβει την απόδειξη λιανικής όπως πάντα και τη στέλνει στο myDATA της ΑΑΔΕ. Το ποσό του δωματίου γράφεται στην απόδειξη ως πληρωμή επί πιστώσει. Το PMS παίρνει μαζί με τη χρέωση τη σειρά, τον αριθμό και τον ΜΑΡΚ της απόδειξης, για να την περάσει ως ήδη τιμολογημένη και να μην κόψει δεύτερη. Γι' αυτό η χρέωση φεύγει για το PMS αφού εκδοθεί η απόδειξη.
• Ανοιχτό: για τα χρήματα που πάνε στο δωμάτιο το IKAROS POS δεν κόβει απόδειξη. Το ξενοδοχείο τα βάζει στο τελικό τιμολόγιο του επισκέπτη και τα δηλώνει το ίδιο στο myDATA. Τότε στο δωμάτιο μπαίνει μόνο όλο το ποσό που μένει στον λογαριασμό, και μόνο αν δεν έχει γίνει τίποτα άλλο σε αυτόν: καμία άλλη πληρωμή, καμία απόδειξη, κανένα παραστατικό κάρτας, κανένα στοιχείο τιμολογίου. Στο Ζ και στις Αναφορές αυτοί οι λογαριασμοί φαίνονται χωριστά, ως Δωμάτια (τιμολογεί το ξενοδοχείο), εκτός των φορολογικών συνόλων. Τα δελτία παραγγελίας 8.6 βγαίνουν κανονικά και οι ΜΑΡΚ τους πάνε στο PMS μαζί με τη χρέωση.

Διαλέξτε μία επιλογή και κρατήστε την. Αν την αλλάξετε ενώ υπάρχουν ανοιχτές χρεώσεις, κάποιες πωλήσεις μπορεί να μείνουν χωρίς παραστατικό ή με δύο. Επιβεβαιώστε την επιλογή με τον λογιστή σας.

Στο ταμείο

• Χρέωση μόνο σε επισκέπτη που μένει: ανοιχτό, το ταμείο δεν χρεώνει το δωμάτιο αν δεν διαλέξετε επισκέπτη από τους διαμένοντες. Κλειστό, αν στο δωμάτιο μένει ένας μόνο επισκέπτης η χρέωση πάει σε αυτόν, αλλιώς γράφεται μόνο στο δωμάτιο.
• Χρέωση χωρίς επισκέπτη δεν μπορεί να σταλεί στο Hoteliga: η ρεσεψιόν την περνά με το χέρι.
• Πώς διαλέγει ο ταμίας τον επισκέπτη: Beach bar και ξενοδοχείο.

Αν μια χρέωση δεν περάσει: Η χρέωση δωματίου δεν πέρασε στο PMS.